외교기록물 보존관리
기록물 관리 흐름도
- 처리과
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- 생산·등록·분류
- 기록물 생산·등록·분류
- 기록관리기준표 작성·관리(신설·변경 신청)
- 기록물철별 보존기간 확정
- 기록물 공개여부 결정
- 생산현황 작성 및 제출
- 기록물 이관·폐기 검토
- 특수기록관
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- 기록물 관리 기본계획 수립시행
- 기록관리기준표 운영
(신설·변경 접수 및 국가기록원 송부·게시) - 보존기간 10년이상 기록물 수집 관리
- 준영구이상 기록물 국가기록원 이관
- 보존기간 10년 이하 기록물 폐기 심사 및 심의
- 비공개기록물 5년 재분류
- 기록물 부내 활용 및 일반 공개
- 중앙기록물관리기관
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- 국가기록물 관리 총괄·조정
- 기록관리기준표 관리(신설·수집·승인)
수집
외교사료팀은 외교부 각 처리과에서 업무수행 과정에서 생산된 기록물을 매년 수시로 인수(이관)받고 있습니다.
이관기록물은 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별, 사안별로 구분·관리되며, 소독 처리 후 보존서고로 옮겨집니다.
이관기록물은 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별, 사안별로 구분·관리되며, 소독 처리 후 보존서고로 옮겨집니다.
정리 및 보존
외교사료팀은 처리과로부터 이관된 기록물을 효율적으로 관리·활용하기 위하여 기록관리시스템 등을 운영하고 있으며, 기록물의 특성에 맞는 최적의 보존환경을 갖추고 있습니다.
주요 보존 시설
| 서고 | 통풍과 재난에 대비하여 지상2층, 3층에 설치하였으며 온도 및 습도를 일정하게 유지하기 위한 항온항습 설비가내재되어 있습니다. 특히, 2층의 자동 모빌렉은 키 컨트롤러로 서가를 이동시켜주고 출입감지기를 위한 센서가 연결되어 있으며, 화재시에는 열, 연기를 감지하여 작동하는 자동소화설비가 설치되어 있습니다. |
|---|---|
| 소독/탈산화실 | 기록물의 물리적, 화학적, 생물학적 피해에 의한 훼손을 예방하기 위해 천연 향균제 및 천연 소독제를 사용한 친환경소독장비와 종이기록물의 산성화 및 열화를 방지하여 기록물의 보존 수명을 연장하기 위한 탈산화 장비를 갖추고 있습니다. |
영구보존 기록물 이관
외교사료팀은 매년 생산 후 30년 경과 공개외교문서를 중앙기록물 관리기관인 국가기록원으로 이관하고 있습니다.