외교기록물 보존관리

기록물 관리 흐름도

각 과팀
처리과
  • 생산·등록·분류
  • 기록물 생산·등록·분류
  • 기록관리기준표 작성·관리(신설·변경 신청)
  • 기록물철별 보존기간 확정
  • 기록물 공개여부 결정
  • 생산현황 작성 및 제출
  • 기록물 이관·폐기 검토
외교사료팀 (외교사료관)
특수기록관
  • 기록물 관리 기본계획 수립시행
  • 기록관리기준표 운영
    (신설·변경 접수 및 국가기록원 송부·게시)
  • 보존기간 10년이상 기록물 수집 관리
  • 준영구이상 기록물 국가기록원 이관
  • 보존기간 10년 이하 기록물 폐기 심사 및 심의
  • 비공개기록물 5년 재분류
  • 기록물 부내 활용 및 일반 공개
국가기록원
중앙기록물관리기관
  • 국가기록물 관리 총괄·조정
  • 기록관리기준표 관리(신설·수집·승인)

수집

외교사료팀은 외교부 각 처리과에서 업무수행 과정에서 생산된 기록물을 매년 수시로 인수(이관)받고 있습니다.
이관기록물은 처리과별, 보존기간별, 기록물형태별, 사안별로 구분·관리되며, 소독 처리 후 보존서고로 옮겨집니다.

정리 및 보존

외교사료팀은 처리과로부터 이관된 기록물을 효율적으로 관리·활용하기 위하여 기록관리시스템 등을 운영하고 있으며, 기록물의 특성에 맞는 최적의 보존환경을 갖추고 있습니다.
주요 보존 시설
주요 보존 시설
서고 통풍과 재난에 대비하여 지상2층, 3층에 설치하였으며 온도 및 습도를 일정하게 유지하기 위한 항온항습 설비가내재되어 있습니다. 특히, 2층의 자동 모빌렉은 키 컨트롤러로 서가를 이동시켜주고 출입감지기를 위한 센서가 연결되어 있으며, 화재시에는 열, 연기를 감지하여 작동하는 자동소화설비가 설치되어 있습니다.
소독/탈산화실 기록물의 물리적, 화학적, 생물학적 피해에 의한 훼손을 예방하기 위해 천연 향균제 및 천연 소독제를 사용한 친환경소독장비와 종이기록물의 산성화 및 열화를 방지하여 기록물의 보존 수명을 연장하기 위한 탈산화 장비를 갖추고 있습니다.

영구보존 기록물 이관

외교사료팀은 매년 생산 후 30년 경과 공개외교문서를 중앙기록물 관리기관인 국가기록원으로 이관하고 있습니다.

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